Capítulo 2

Por onde começar: do caderno para o sistema

Este capítulo é o roteiro para quem vai começar a usar o sistema do zero, saindo do caderno. São seis passos, na ordem certa. Cada um diz quanto tempo costuma levar, o que ter em mãos antes de sentar e como saber que ficou certo. Não precisa fazer tudo num dia: os passos 3 e 4 podem ser divididos em várias sessões curtas, e a loja continua funcionando no meio tempo.

Antes de tudo: o que você precisa ter

O celular (ou o computador) com internet e o endereço do sistema: https://sistema.celiavisgueirajoias.com.br
O seu e-mail e a senha de acesso, que quem instalou o sistema (o Joel) criou para você.
O caderno do crediário, com o nome e o quanto cada cliente deve hoje.
A lista do que a loja comprou dos fornecedores (notas ou anotações de custo), para preencher o custo das peças.
A maquininha: qual a taxa do débito, do crédito à vista e do parcelado, e quanto você paga de DAS (o imposto do MEI) por mês.
A chave PIX da loja e o nome de quem é o titular.

Dica

faça os passos 1 e 2 num momento calmo, de uma vez só. Os passos 3 e 4 rendem mais em blocos de 30 a 40 minutos, nos horários sem movimento.

Passo 1: entrar no sistema e trocar a senha (10 minutos)

O que ter em mãos: e-mail e senha.

Abra https://sistema.celiavisgueirajoias.com.br no navegador do celular.
Digite o "E-mail" e a "Senha". Se quiser conferir o que digitou, toque em "Mostrar".
Toque em "Entrar". A tela "Início" abre com o seu nome.
Coloque o atalho do sistema na tela inicial do celular, para não precisar digitar o endereço todo dia. O caminho está no capítulo Entrar e se movimentar no sistema.

Troque a senha que você recebeu por uma que só você saiba:

Toque em "Mais" e depois em "Minha conta".
Preencha "Senha atual", "Senha nova" (pelo menos 8 caracteres) e "Repita a senha nova". O botão "Mostrar" deixa ver o que digitou.
Toque em "Trocar a senha". Aparece "Senha trocada. Da próxima vez que entrar, use a senha nova.".

Não compartilhe a sua senha com a equipe: cada pessoa deve ter o próprio acesso, criado por quem cuida do sistema (o Joel).

Como saber que ficou certo: a tela "Início" abriu, com a barra de baixo mostrando Início, Clientes, Vender, Peças e Mais. Se aparecer "credenciais invalidas", o e-mail ou a senha estão errados.

Passo 2: conferir as Configurações (30 a 40 minutos)

O que ter em mãos: as taxas da maquininha, o valor do DAS, a chave PIX e o nome do titular.

Vá em Mais → Configurações. Só o acesso de dona da loja consegue salvar esta tela. Preencha, nesta ordem:

"Taxas da maquininha": a porcentagem que a maquininha desconta no "PIX", no "Débito", no "Crédito à vista" e, no "Crédito parcelado", uma taxa para cada quantidade de parcelas, de "2x" a "12x". Sem isso o sistema não calcula o lucro líquido: ele escreve "configure as taxas" no lugar do número, de propósito, para não inventar.
"Imposto": escolha "MEI — valor fixo por mês" e preencha "Valor do seu DAS por mês". Lembre que os campos de dinheiro são digitados em centavos: para R$ 76,00, digite 7600.
"Preço das peças": se quiser, a "Margem mínima de alerta" (o sistema avisa quando uma peça está dando pouco lucro) e o "Markup padrão por categoria" (o acréscimo sobre o custo que você costuma usar; com ele, ao cadastrar uma peça, o sistema sugere o preço).
"Pedidos pelo site": mesmo que você ainda não vá receber pedidos pelo site, já pode preencher a "Chave PIX da loja" e o "Nome do titular do PIX". A chave "Receber pedido pelo site" pode continuar desligada por enquanto.
"Cadastro e crediário": confira que "Crediário só para cadastro completo" está ligada. Essa é a regra da loja.
Deixe o resto como está (aluguel, app da cliente, comunidade e campanha ficam para depois; cada um tem o seu capítulo) e toque em "Salvar configurações".

Como saber que ficou certo: apareceu "Configurações salvas." e, na tela "Início", o bloco "Depois das taxas e do imposto" deixa de pedir "configure as taxas" assim que houver uma venda no período.

Atenção

a opção de juros e multa no crediário aparece nessa tela só como informação ("Juros e multa por atraso: desligados"). Ela fica desligada, como combinado: o crediário da loja não cobra juros nem multa.

Os detalhes de cada campo estão no capítulo Configurações.

Passo 3: cadastrar as peças que estão na loja (3 a 4 minutos por peça)

O que ter em mãos: as peças na sua frente, o custo de cada uma (quanto você pagou) e o preço de venda. Um pano escuro ou uma superfície limpa para a foto ajuda muito.

Para cada peça:

Toque em "Peças" na barra de baixo e depois em "+ Nova".
Preencha "Nome", "Categoria" e, se a peça tiver, o "Código" (o mesmo da etiqueta ou do seu controle).
Preencha "Custo" e "Preço" em centavos (R$ 89,90 é 8990). O sistema mostra na hora o lucro, a margem (quanto do preço é lucro) e o markup (o acréscimo sobre o custo). Se o preço ficar abaixo do custo, ele avisa, mas deixa salvar.
Informe a "Quantidade" em estoque.
Salve. Na ficha da peça, use "Tirar foto" (abre a câmera) ou "Escolher da galeria" para pôr a foto. Pode ter até 6 fotos; a primeira é a principal.
Se a peça vai aparecer no site, ligue "Mostrar esta peça no site" e preencha a descrição. Se ainda não, deixe desligado: ela fica só no seu estoque.

Comece pelas peças que mais vendem e pelas que estão na vitrine. As demais podem entrar aos poucos. Quando terminar, imprima as etiquetas com código e preço em Peças → "Etiquetas".

Como saber que ficou certo: a lista "Peças" mostra cada peça com foto, preço, "N no estoque" e a linha "Lucro R$ X · margem Y%". Se aparecer "Informe o custo para ver o lucro", falta o custo daquela peça.

Atenção

o custo é o que torna o painel de lucro confiável. Peça sem custo entra no estoque, mas o sistema não calcula o lucro dela e avisa isso no "Início". Se não souber o custo exato, use o da última compra do fornecedor.

Os detalhes estão no capítulo Peças e estoque.

Passo 4: cadastrar as clientes e o saldo do caderno (5 a 8 minutos por cliente)

O que ter em mãos: o caderno do crediário e, para cada cliente, o WhatsApp, o CPF, a data de nascimento e o endereço com CEP.

Comece pelas clientes que estão devendo hoje. As outras podem ser cadastradas na primeira compra.

4a. Cadastrar a cliente

Toque em "Clientes" e em "+ Nova".
Preencha o "Nome" (único campo obrigatório para salvar) e o "WhatsApp".
Preencha também "CPF", "Data de nascimento", "CEP", "Rua", "Número", "Bairro", "Cidade" e "Estado (UF)". Isso é o que o sistema chama de cadastro completo, e é o que libera o crediário para ela. Em Castelo do Piauí o CEP é da cidade inteira e não traz a rua: o sistema avisa e você escreve a rua à mão.
Se quiser, informe um "Limite de crédito". Ele só avisa; não trava a venda.
Toque em "Cadastrar cliente". A ficha dela abre.

Como saber que ficou certo: na ficha aparece "Cadastro completo — crediário liberado". Se aparecer "Cadastro incompleto", a própria tela lista o que falta e o botão "Completar cadastro" abre os campos.

4b. Lançar o que ela deve hoje

A dívida antiga não entra como venda (as peças já saíram há tempo e você não vai cadastrar cada uma). Ela entra como "saldo anterior":

Na ficha da cliente, no quadro "Saldo devedor", toque em "Lançar saldo anterior (do caderno)".
Em "Valor que ela deve", digite o total do caderno em centavos (R$ 230,00 é 23000).
Em "Data", pode deixar em branco (fica a data de hoje) ou colocar o dia em que você conferiu o caderno com ela.
Em "Observação", anote algo que ajude depois, como "conferido com ela no WhatsApp em 20/10".
Confira o "Novo saldo depois deste lançamento" e toque em "Lançar".

O valor aparece no extrato como "Saldo anterior (caderno)" e o "Saldo devedor" passa a ser o que ela deve. A partir daí, os pagamentos dela entram por "Receber pagamento", como qualquer outro.

Como saber que ficou certo: a lista "Clientes", no filtro "Devendo", mostra cada uma com o mesmo valor do caderno, da maior dívida para a menor. Some os saldos e compare com o total do caderno. No "Início", o cartão "A receber no crediário" mostra esse total.

Atenção

lance o saldo anterior uma vez só por cliente. Se errar o valor, não lance outro para "compensar": registre a diferença como pagamento, se for a menor, ou peça ajuda a quem cuida do sistema, se for a maior. O extrato guarda tudo.

Regra da loja

a partir de agora, crediário só para cliente com cadastro completo. Quem já deve do caderno e ainda não completou o cadastro pode pagar normalmente, mas a próxima compra a prazo só sai depois de completar.

Os detalhes estão nos capítulos Clientes e Crediário e pagamentos.

Passo 5: a partir daqui, toda venda entra pelo sistema (1 a 2 minutos por venda)

Escolha um dia para a virada. A partir dele, o caderno não recebe mais lançamento nenhum: toda venda e todo pagamento entram no sistema, no momento em que acontecem.

Toque no botão dourado "Vender".
Escolha a cliente (ou deixe "Venda avulsa (sem cliente)" para quem não quer cadastro e paga à vista).
Toque nas peças; toque de novo na mesma peça para somar quantidade.
Escolha "À vista" com a forma de pagamento (Dinheiro, PIX, Débito, Crédito à vista ou Crédito parcelado com o número de vezes) ou "Crediário", com a "Entrada", se houver.
Confira o resumo e toque em "Concluir venda · R$ X".

O estoque baixa, o crediário da cliente é atualizado e a garantia de cada peça fica gravada. Para receber um pagamento do crediário, abra a ficha da cliente e toque em "Receber pagamento".

Como saber que ficou certo: o comprovante da venda abre na tela; a quantidade da peça diminuiu em "Peças"; e, se foi no crediário, o "Saldo devedor" da cliente aumentou pelo valor que ficou a prazo.

Dica

se no primeiro dia você esquecer de lançar uma venda, lance assim que lembrar. O que não pode é voltar para o caderno "só desta vez": o sistema só é confiável se tiver tudo.

Os detalhes estão no capítulo Vender.

Passo 6: conferir o caixa no fim do dia (5 a 10 minutos)

O que ter em mãos: o dinheiro da gaveta contado e o extrato da maquininha ou do PIX do dia.

De manhã, ou quando lembrar, vá em Mais → Caixa do dia e abra o caixa informando o dinheiro que havia na gaveta. Abrir o caixa à tarde não perde a venda da manhã: o caixa lê as vendas e os recebimentos do dia sozinho.
Durante o dia, use os botões do caixa só para o que não é venda: reforço de troco, retirada, outra entrada ou outra saída.
No fim do dia, toque para fechar e informe quanto você contou em cada forma de pagamento (dinheiro, PIX, cartão). Os campos nascem vazios de propósito: você conta e digita.
O sistema compara com o que esperava e grava a diferença, se houver, sem ajustar nada por conta própria.

Como saber que ficou certo: o caixa aparece como fechado, com a diferença zerada ou com uma diferença que você entende (um troco errado, um PIX que ainda não caiu). Nos primeiros dias, uma diferença pequena é normal e serve para descobrir o que ficou sem lançar.

Os detalhes estão no capítulo Caixa do dia.

Depois dessa primeira semana

Olhe o "Início" todo dia: ele mostra quem está devendo, o que entrou e o que precisa de você.
Quando estiver confortável, ligue o que ainda está desligado, um de cada vez: os pedidos pelo site, o app da cliente, o aluguel e a comunidade. Cada um tem o próprio capítulo e a própria chave em Configurações.
Guarde o caderno: ele é a prova de onde os saldos vieram. Depois de um ou dois meses sem diferença, você não vai mais precisar dele.

Perguntas comuns

Posso cadastrar as peças sem foto e pôr a foto depois? Pode. A foto entra na ficha da peça a qualquer momento. Só não dá para mostrar a peça no site sem foto com qualidade.

Uma cliente deve, mas eu não tenho o CPF nem o endereço dela. Cadastre com nome e WhatsApp e lance o saldo anterior do mesmo jeito. O que fica travado é só a próxima compra no crediário, até ela completar o cadastro.

E as vendas à vista antigas, preciso lançar? Não. O sistema começa a contar vendas a partir do dia da virada. O que importa trazer do caderno é o que ainda está em aberto.

Posso fazer tudo pelo computador? Pode. É o mesmo endereço; no computador os botões da barra de baixo ficam no menu da esquerda. A foto da peça fica mais fácil pelo celular.