Célia Visgueira JoiasManual do sistema Abrir o sistema

Capítulo 6

Crediário e pagamentos

O crediário é a conta que a cliente tem com a loja: as compras a prazo somam, os pagamentos abatem. Este capítulo explica como essa conta funciona, como receber um pagamento pela ficha da cliente, como anexar o comprovante e como conferir os pagamentos que a cliente avisa pelo site. A regra que manda em tudo: dinheiro só entra na conta quando você confirma.

Onde fica

  • Receber um pagamento: Clientes → ficha da cliente → "Receber pagamento".
  • Conferir o que a cliente avisou pelo site: Mais → "Pagamentos avisados" ("Comprovantes que a cliente mandou pelo site"). O mesmo bloco aparece na ficha da cliente, antes do extrato, com o título "A cliente avisou que pagou".
  • Na tela Início, quando há comprovante esperando, aparece o cartão "1 cliente avisou que pagou" com "Toque para ver o comprovante e dar baixa". O cartão "A receber no crediário" mostra a soma de tudo que está em aberto.

Entenda: como funciona o crediário da loja

  • É conta aberta. O saldo devedor é a soma das compras a prazo menos as entradas e os pagamentos. Não existe parcela fixa nem data de vencimento no sistema: o combinado de quando e quanto pagar é direto entre você e a cliente, e o site diz isso a ela com essas palavras.
  • A conta nasce sozinha na primeira venda a prazo, no primeiro pagamento recebido ou quando você lança o saldo que ela já devia no caderno ("Lançar saldo anterior (do caderno)", na ficha). Antes disso a ficha diz "Esta cliente ainda não tem crediário aberto.".
  • O limite de crédito, quando cadastrado, só avisa (selo "No limite" na lista e barra de uso na ficha). Não impede venda.
  • A cliente pode pagar qualquer valor, a qualquer momento. Cada pagamento vira uma linha "−" no extrato e o saldo cai na hora.

Regra da loja

crediário sem juros e sem multa (a opção existe e está desligada). O sistema não acrescenta nada ao saldo por atraso.

Regra da loja

crediário e aluguel SÓ para cliente com cadastro COMPLETO (CPF, data de nascimento, endereço...). A venda a prazo é recusada enquanto faltar dado; receber pagamento não exige cadastro completo.

O que você vê na tela: a folha "Receber de ..."

Ao tocar em "Receber pagamento", sobe a folha "Receber de Maria" (o primeiro nome da cliente). Ela mostra "Saldo devedor hoje:", o campo "Valor recebido" com os atalhos "R$ 50", "R$ 100" e "Tudo (R$ 320,00)", a "Forma" ("Dinheiro", "PIX" e "Cartão", sempre começando em "Dinheiro"), a "Data" (dica "Em branco = hoje."), a "Observação", o "Comprovante (opcional)" e o botão "Confirmar pagamento".

Como fazer: receber um pagamento

  1. Abra a ficha da cliente e toque em "Receber pagamento".
  2. Digite o "Valor recebido" em centavos, sem vírgula: para R$ 150,00 digite 15000 e a tela mostra "150,00". Ou toque num atalho ("Tudo" só aparece quando há saldo). Sem valor, aparece "Informe um valor maior que zero.".
  3. Escolha a "Forma": "Dinheiro", "PIX" ou "Cartão".
  4. Se o pagamento foi em outro dia, preencha "Data". Em branco, vale hoje.
  5. Se quiser, escreva uma "Observação" e toque em "Escolher foto ou PDF" para o comprovante ("Foto do PIX ou PDF, até 10 MB."). Para trocar, "Trocar o arquivo". Arquivo acima de 10 MB é recusado na hora: "O arquivo tem 12,3 MB. O limite é 10 MB.".
  6. Confira "Novo saldo depois desta baixa:" e toque em "Confirmar pagamento". O botão muda para "Registrando...".
  7. A folha fecha, o saldo atualiza e o pagamento entra no extrato como "Pagamento" (ou com o texto da observação), com data, forma e valor com "−". Com comprovante, a linha ganha "Ver o comprovante enviado".

Atenção

o sistema aceita valor maior que o saldo. O saldo fica negativo, ou seja, a favor da cliente. Confira o valor antes de confirmar.

Atenção

a observação vira a descrição da linha, e a cliente lê essa descrição no histórico dela no site. Escreva só o que ela pode ver.

Como fazer: quando o comprovante não sobe

O pagamento é gravado primeiro; o comprovante sobe depois. Se o arquivo falhar (internet fraca, por exemplo), a folha fecha mesmo assim e aparece em cima do extrato:

"O pagamento FOI registrado, mas o comprovante não subiu (motivo). NÃO lance de novo: anexe o comprovante pelo lançamento no extrato."

  1. Não toque em "Receber pagamento" de novo: a baixa já está no extrato com o saldo certo. Lançar outra vez é cobrar o mesmo pagamento duas vezes.
  2. Guarde o comprovante no celular. Hoje a linha da baixa só mostra comprovante que já subiu; ela não tem botão para anexar depois. Quando a linha veio de uma venda, "Ver comprovante →" abre a tela da venda, que tem o botão "Anexar foto ou PDF a esta venda".

Como fazer: dar baixa num pagamento avisado pelo site

Quando a cliente toca em "Avisar um pagamento" no site e manda valor e comprovante, isso chega como "a conferir": ela avisou que pagou, mas você ainda não confirmou. O saldo dela não muda até você decidir.

  1. Abra Mais → "Pagamentos avisados" (ou o bloco "A cliente avisou que pagou" na ficha).
  2. Cada aviso é um cartão com o valor, o selo "A conferir", o nome da cliente, a forma que ela disse ("PIX", "Dinheiro" ou "Outra forma"), "pago em", "pedido #" quando é de um pedido do site, "avisado em" e a observação dela.
  3. Toque em "Ver o comprovante" para abrir a foto ou o PDF. Se ela não mandou: "Ela não anexou comprovante.".
  4. Confira no banco ou na gaveta se o dinheiro entrou de verdade.
  5. Entrou: toque em "Dar baixa de R$ 150,00". O botão muda para "Dando baixa..." e o aviso some da fila. O pagamento entra no extrato como "Pagamento informado pela cliente no site (aviso #4)", com a forma que ela informou e a data que ela disse ter pagado (ou hoje, se não disse). "Outra forma" entra como "Dinheiro".

Cada cartão lembra: "Nada entra no crediário até você tocar em “Dar baixa”.". O comprovante não dá baixa sozinho porque quem confirma que o dinheiro entrou é você.

Atenção

"Dar baixa" usa exatamente o valor que a cliente informou; não dá para corrigir o valor nessa tela. Se ela escreveu errado, use "Não bateu" explicando o motivo e receba o valor certo pela ficha, em "Receber pagamento".

Como fazer: dizer que o pagamento não bateu

  1. No cartão do aviso, toque em "Não bateu".
  2. Em "Por que não bateu?", escreva o motivo com pelo menos 3 letras (a tela sugere "Ex.: não encontrei esse PIX na conta"). Sem motivo: "escreva o motivo para a cliente entender".
  3. Toque em "Avisar a cliente". Para desistir, "Voltar".
  4. O aviso sai da fila e fica guardado com o motivo. Nada é apagado e o saldo não muda.

Em "Pagamentos avisados", a seção "Já conferidos" mostra os últimos dez avisos decididos, com o selo "Baixado" ou "Não confirmado", "conferido em", "por" quem conferiu e o motivo da recusa. Sem nada na fila: "Nada esperando você.".

Entenda: o que a cliente vê depois

No site, em "Pagamentos que você avisou", enquanto está "A conferir" ela lê "A Célia ainda vai conferir. O saldo só muda depois disso.". Depois da baixa, o saldo dela aparece atualizado e, se ela aceitou aviso no celular, chega "Seu pagamento foi conferido". Se você recusou, ela vê "Não confirmado" e o seu motivo, palavra por palavra. Uma cliente pode ter no máximo dez avisos abertos; passou disso, o site pede que ela fale com você no WhatsApp.

Entenda: pagamento no cartão

Na baixa, a forma "Cartão" não diz se foi débito, crédito à vista ou parcelado. Por isso a taxa da maquininha desses pagamentos não entra na conta de taxas e de lucro líquido (o que sobra depois das taxas da maquininha e do imposto). A tela Início avisa: "1 pagamento do crediário no cartão (R$ 150,00) também ficou de fora: o registro diz só "cartão", e débito, crédito à vista e parcelado têm taxas bem diferentes.". Se quiser guardar como foi, escreva em "Observação" algo simples como "cartão de crédito em 3x" (a cliente lê).

Perguntas comuns

Lancei o mesmo pagamento duas vezes sem querer. Como corrijo? O sistema não tem botão para editar nem apagar um pagamento ou uma linha do extrato. Não lance valor negativo nem uma "compra" para compensar. Anote a data e o valor e peça a correção a quem cuida do sistema.

Posso receber um pagamento de quem não tem crediário? Pode. A conta é aberta na hora e o saldo fica negativo (a favor dela), porque não havia compra a prazo.

A cliente mandou o comprovante pelo WhatsApp, não pelo site. Receba pela ficha, em "Receber pagamento", e anexe a foto em "Escolher foto ou PDF". A fila "Pagamentos avisados" é só para o que vem pelo site.

A cliente quer parcelar em datas certas. Combine com ela e anote fora do sistema. O sistema não controla vencimento nem manda cobrança sozinho.

Onde vejo o que entrou hoje em dinheiro, PIX e cartão? Em Mais → Caixa do dia, pela forma escolhida na baixa. Ver o capítulo Clientes para a ficha e o extrato.