Capítulo 26

Ajuda, segurança e cuidados com os dados

Este capítulo é para os momentos em que algo não funciona ou em que você fica em dúvida se pode fazer alguma coisa: o que fazer quando o sistema não abre, a quem pedir ajuda, como cuidar das senhas e dos acessos, e como tratar os dados das clientes, que são dela e estão sob a sua guarda.

Quando algo não funciona

O sistema não abre ou aparece uma mensagem vermelha

Confira se o celular está com internet (abra outro site qualquer).
Feche a tela e abra de novo. Se estava logada há mais de 12 horas, basta entrar de novo.
Se um bloco do Início não aparecer, mas o resto funcionar, espere alguns minutos e abra de novo: cada bloco carrega separado.
Se continuar fora do ar, avise o Joel. Enquanto isso, anote em papel as vendas e os pagamentos (cliente, peças, valor, forma) e lance assim que voltar. Não deixe para "lembrar depois".

Atenção

uma falha de consulta não é o mesmo que "não tem nada". Se a lista de clientes vier vazia de repente, ou o Início disser "Ninguém devendo" num dia em que você sabe que há dívida, é provável que a consulta tenha falhado. Feche e abra de novo antes de concluir qualquer coisa.

Gravei algo errado

Venda errada, pagamento em dobro, saldo anterior com valor errado para mais: o sistema não tem botão para apagar nem editar esses registros, de propósito, para o histórico nunca "sumir". Não lance nada para compensar. Anote o que aconteceu (data, cliente, valor) e peça a correção ao Joel.
Caixa fechado com valor errado: a dona da loja usa "Reabrir o caixa", com o motivo, e fecha de novo.
Conta a pagar errada: se nenhuma parcela foi paga, "Cancelar esta conta" e lançar de novo; se uma parcela foi paga por engano, "Desfazer".
Peça com dados errados: "Editar peça" corrige tudo, inclusive custo, preço e estoque.
Cliente com dados errados: "Editar dados do cadastro" na ficha.

A quem pedir ajuda

O sistema é mantido pelo Joel. Fale com ele quando: você não conseguir entrar por ter esquecido a senha; um registro precisar ser corrigido; alguma parte precisar ser ligada ou desligada e você tiver dúvida; ou o sistema ficar fora do ar por mais de alguns minutos. Mande, junto do pedido, o que você estava fazendo, a tela em que estava e, se der, uma captura da tela com a mensagem.

Senhas e acessos

Cada pessoa com o próprio acesso. Não compartilhe a sua senha com a equipe. Quem precisa usar o sistema recebe um e-mail e uma senha próprios, do tipo "equipe". Assim o sistema registra quem fez cada coisa (quem abriu o caixa, quem recebeu o pagamento).
Trocar a senha. Em Mais → "Minha conta": preencha "Senha atual", "Senha nova" (pelo menos 8 caracteres) e "Repita a senha nova" e toque em "Trocar a senha". Troque quando alguém da equipe sair, quando você desconfiar que alguém viu a sua, ou se a senha foi passada por mensagem. Se você esqueceu a senha e não consegue entrar, aí sim a senha nova é definida pelo Joel.
Saia do sistema em aparelho que não é seu. Em Mais → "Sair do sistema" (no computador, "Sair" no menu). No seu próprio celular, não precisa sair toda vez.
O que só a dona faz. Salvar Configurações, reabrir o caixa, sortear a campanha e mexer no "Acesso da MAIA". Se alguém da equipe precisar de uma dessas coisas, é você quem faz.
A chave da MAIA. A chave gerada em Configurações → "Acesso da MAIA" permite lançar venda e dar baixa no seu sistema. Trate como senha: não cole em grupo nem em mensagem aberta, e, em dúvida, use "Tirar o acesso" e gere outra. Mexa nessa parte só com orientação do Joel.

Os dados das clientes

O sistema guarda nome, WhatsApp, CPF, data de nascimento, endereço, compras, saldo, comprovantes, fotos de perfil e fotos da comunidade. São dados pessoais das suas clientes, protegidos pela lei de proteção de dados (LGPD). Algumas regras práticas:

Use só para a loja. Telefone e endereço servem para atender, cobrar o combinado e entregar. Não repasse a lista a terceiros nem use para outro negócio.
A cliente consente ao criar a conta. O texto que ela aceita no site fica guardado com data e hora. Se ela pedir para ver, corrigir ou apagar os dados dela, ou para sair da comunidade, atenda e, se precisar de algo que a tela não faz (apagar a ficha, por exemplo), peça ao Joel.
Observação que a cliente lê. O texto que você escreve em "Observação" ao receber um pagamento aparece no histórico dela no site. Escreva só o que ela pode ler.
Fotos de cliente são privadas. Foto de perfil, foto de registro de garantia e foto da comunidade só aparecem para quem tem direito: a própria cliente, você e, na comunidade, as outras clientes depois da sua aprovação. Nunca vão para o site público. Para usar uma foto no Instagram, só com a autorização que ela marca naquela foto.
Comprovantes de PIX mostram dados bancários. Eles ficam guardados no sistema e só quem está logado vê. Não encaminhe comprovante de uma cliente para outra pessoa.
No celular. Mantenha o bloqueio de tela do aparelho ligado. Quem pega o seu celular desbloqueado com o sistema aberto vê tudo.

Regra da loja

consentimento LGPD registrado no cadastro. O sistema guarda o texto aceito, a versão e a data; você não precisa fazer nada além de respeitar o uso combinado.

Cópias de segurança

As cópias de segurança do sistema (banco de dados, comprovantes e fotos) são feitas pelo Joel, no servidor onde o sistema roda. Você não precisa fazer cópia manual. O que vale a sua atenção:

Guarde o caderno antigo até ter certeza de que todos os saldos foram conferidos no sistema.
As planilhas que você baixa em Relatórios ("Baixar planilha (CSV)") são cópias suas, boas para o contador e para guardar o fechamento do mês.
Se um dia precisar de um dado antigo que não está mais na tela, peça ao Joel: nada é apagado do histórico.

Perguntas comuns

Posso usar o sistema em dois celulares ao mesmo tempo? Pode. É o mesmo sistema; o que um lança o outro vê. Cada pessoa deve usar o próprio acesso.

Alguém da equipe saiu da loja. O que faço? Peça ao Joel para desativar o acesso dela. Até lá, troque a sua própria senha se ela a conhecia.

O cliente pediu para apagar os dados dele. Anote o pedido com a data e peça ao Joel, que faz a exclusão no sistema respeitando o que a lei manda guardar (como o registro das vendas).

Qual é o endereço do site da loja? https://celiavisgueirajoias.com.br, ligado ao sistema. O que a cliente vê lá está no capítulo O site da loja. Quem publica mudanças no site é o Joel.